5 nawyków związanych z e-mailami bardzo produktywnych ludzi

Ping! Sprawdź email. Świst. Sprawdź ponownie e-mail. Świst. Czek. Świst. Czek. Świst. Sprawdź.

Jeśli jesteś jak większość ludzi, którzy cały dzień siedzą przed komputerem, prawdopodobnie brzmi to tak, jak Ty: kiedy nie odpowiadasz obecnie na e-mail, chcesz sprawdzić, czy masz jakieś nowe. Kiedy pojawia się coś nowego, czytasz to, debatujesz, jak odpowiedzieć, a potem uznasz, że jest to zbyt czasochłonne. Dojdę do tego później - myślisz. A jeśli nie ma nic nowego, nerwowo zastanawiasz się, dlaczego. Czy to dlatego, że moja skrzynka odbiorcza jest pełna ?! Więc sprawdzaj co 15 sekund, aż coś wyskoczy ”, w międzyczasie usuwając całą niechcianą pocztę, która od tego czasu zapychała Twoją skrzynkę odbiorczą.

Ale życie związane z pocztą e-mail oznacza te inne projekty, które chcesz i konieczność wykonania zadania „czy to duże raporty, czy osobiste zadania” mogą zostać odroczone o dni, tygodnie lub miesiące. Nie wspominając o tym, że nowe kanadyjskie badanie wykazało, że sprawdzanie poczty e-mail może sprawić, że (niespodzianka!) Będziesz bardziej zestresowany. Poprosiliśmy więc pięć osób, które mają masę e-maili, aby odpowiedziały, aby powiedziały nam, w jaki sposób poskromili swoją skrzynkę odbiorczą.

Przeczytaj dalej, jak radzą sobie z głęboką, ciemną szczeliną e-mailową.

W ciągu dnia szybko sprawdzam pocztę e-mail, aby sprawdzić, czy jest coś pilnego i priorytetowego, ale przeznaczam tylko dwa razy dziennie, aby w pełni zająć się nagromadzoną wiadomością e-mail. Łącząc wszystkie ciężkie przetwarzanie wiadomości e-mail w większe fragmenty, mogę być znacznie bardziej wydajny i zmniejszyć poczucie ciągłego przełączania zadań.

”Jacob Bank, informatyk, współzałożyciel i dyrektor generalny aplikacji kalendarza Timeful.

Odpowiadam na priorytety tak szybko, jak to możliwe, a korespondencja jest jasna i bardzo pozytywna. Wiedząc, że nadal nigdy nie przejdę przez wszystkie e-maile, traktuję priorytetowo osoby, które proszą o pomoc i możliwości, które wspierają moje zamiary. Nie boję się też używać! dla wysokich priorytetów lub dramatycznych efektów.

”Tara Stiles, instruktorka jogi, autorka diety Make Your Own Rules (25 USD, amazon.com) i partner fitness W Hotels

Poczta elektroniczna działa na szybki dzień- dzisiejsza korespondencja, ale kiedy mam coś ważnego do omówienia lub podjęcia decyzji, odbieram telefon. Zawsze lepiej jest usłyszeć osobę po drugiej stronie ”modę w jej głosie. E-maile często mogą być źle zrozumiane.

Przekonałem się, że traktowanie mojej poczty internetowej tak jak poczty w biurze działa cuda. Utworzyłem foldery: Wszystko od folderu mama, folder zajęć treningowych, folder z klientami celebrytów, folder domu, folder letniego domku, folder medyczny, foldery dla dzieci itp. Dzięki wiadomościom e-mail zorganizowanym w kategorie mogę łatwo wykonać moje trzy kroki: ¦ znaleźć, podjąć działanie lub usuń. Będziesz także musiał zrezygnować z subskrypcji śmieci. Ilość wiadomości-śmieci jest ogromna, a spędzanie czasu na usuwaniu każdego z nich zabiera Ci cenny czas. Na koniec nadaj priorytet wiadomościom e-mail, które wymagają uwagi danego dnia. Naciskam „odpowiedź” i przeciągam je w róg pulpitu, jeśli nie mogę się do nich w tej chwili dostać, w przeciwnym razie używam innej reguły, nie zostawiajcie prośby e-mail ”odpowiedz jak najszybciej.

”Kathy Kaehler, trenerka celebrytów, autorka i założycielka Sunday Set-Up, klubu zdrowego odżywiania

Staram się odpowiadać na e-maile, gdy tylko je zobaczę, ponieważ w przeciwnym razie mogą zostać zepchnięte głębiej w skrzynce odbiorczej i mogą zostać zignorowane. Zalecam reagowanie, ale nie zbędne. Odpowiadając szybko i pisząc krótkie, pozbawione kwiecistych wiadomości e-mail, możesz stworzyć obraz efektywności i uwagi. Nawet krótkie słowa, takie jak „Dziękuję” lub „Rozumiem”, pomogą Ci zbudować kulturę zaufania i zasygnalizują, że jesteś na szczycie swojej skrzynki odbiorczej.